Оплата расходов через подотчетников: как правильно применять КВР

Dmytro Zinkevych / Shutterstock.com

Порядок применения КВР не зависит от способа оплаты расходов. Не важно, как оплачены обязательства – через подотчетное лицо или безналично с лицевого счета учреждения. Главное, чтобы экономическое содержание расходов соответствовало описанию кода КВР. Причем через подотчетников можно оплачивать любые обязательства, в том числе закупки.

Например, оплаченный наличными консульский сбор надо отнести на КВР 853, а оплаченную через подотчетника госпошлину – на КВР 852 (письмо Минфина России от 20 октября 2017 г. № 02-05-10/68965). И не забывайте, что при компенсации контрагенту на основании исполнительного документа суммы уплаченной им госпошлины надо применять КВР 831.

Другой пример. Оплата нотариальных и банковских услуг, а также оргвзносов за участие в конференциях может быть квалифицирована в качестве закупки (письма Минфина России от 18 ноября 2016 г. № 02-05-10/68539, Минэкономразвития России от 12 августа 2016 г. № Д28и-2094). Следовательно, такие расходы можно оплачивать наличными по КВР 244.

О других актуальных вопросах применения КВР и КОСГУ читайте в "Энциклопедии решений. Госсектор: учет, отчетность, финконтроль" интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Правда, в части командировочных расходов есть один важный нюанс. Если вы оплачиваете безналично с лицевого счета учреждения по КВР 244 гостиницу или авиабилеты для командированного сотрудника, никаких претензий со стороны проверяющих не будет. Просто не забудьте полученные билеты учесть в составе денежных документов (п. 169 Инструкции). Нет особых рисков и в том случае, если какой-нибудь ответственный сотрудник купит авиабилеты за наличные по КВР 244, а потом из фондовой кассы эти билеты будут выданы командированному сотруднику (п. 170 Инструкции).

А вот выдавать аванс или компенсировать перерасход по КВР 244 непосредственно командированному сотруднику мы не рекомендуем. И в данном случае не важно, выдадите вы наличные или перечислите деньги на его банковскую карту. Ревизоры все равно могут квалифицировать нарушение (решение Новосибирского областного суда от 02 августа 2016 г. по делу № 7-664/2016, постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 24 июня 2014 г. № 02АП-4207/14). В таких ситуациях проверяющие будут вести речь о том, что сотрудник получил компенсационную выплату согласно ст. 168 Трудового кодекса. А такие выплаты подлежат оплате по группе КВР 100. Конечно, есть такой вариант: выдать командированному сотруднику доверенность на осуществление расходов от имени организации. В этом случае в отчетных документах (например, в счетах гостиниц) в качестве плательщика будет указано учреждение. Но и такой вариант оформления документов, как показывает практика, не всегда спасает от разногласий с ревизорами. Хотя Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ и Федеральный закон от 18 июля 2011 г. № 223-ФЗ не запрещают проводить закупку для обеспечения командировки непосредственно через командированного сотрудника.